Todo evento corporativo é fruto de longos meses de planejamento e dedicação. Mas para que uma iniciativa desse tipo seja considerada um verdadeiro sucesso pelos gestores da empresa, é necessário que o profissional encarregado dos preparativos tome uma série de cuidados para evitar erros que possam comprometer o alcance do objetivo principal. Saiba quais são os mais comuns e aprenda a evitá-los:

1 – Não ter um objetivo

Todo evento corporativo acontece por um motivo. Sua empresa pretende reconhecer o trabalho dos colaboradores, incentivar a interação entre os parceiros ou lançar um produto novo no mercado? Com um objetivo bem definido, fica mais fácil partir para o planejamento, definindo a data, o público-alvo e todos os pormenores que serão necessários para que a ocasião seja um verdadeiro sucesso.

2 – Deixar vários detalhes para cima da hora

A partir da data escolhida para o evento, elabore um cronograma com tudo o que precisa ser feito até lá. Não se esqueça de acrescentar os prazos de entrega estimados pelos fornecedores e o contato de cada um deles na medida que assinar contratos de prestação de serviços. Para evitar que imprevistos atrapalhem o seu planejamento, estime possíveis atrasos e não deixe muita coisa para ser resolvida em cima da hora.

3 – Optar por fornecedores muito baratos

Às vezes, o barato pode sair caro. Portanto, evite escolher um fornecedor para o seu evento apenas pelo preço que ele cobra. Faça uma boa pesquisa, peça vários orçamentos e procure conhecer de perto o que os profissionais são capazes de fazer. Só assim você vai entender o real valor de cada um e poder fazer uma boa escolha. Com o passar do tempo, será possível criar uma lista com serviços de sua confiança.

4 – Fazer uma má divulgação

A tentação de usar todos os canais disponíveis para divulgar um evento corporativo pode até ser grande, mas geralmente não rende bons frutos. Procure entender o perfil do seu público-alvo e descobrir quais são os meios de comunicação mais utilizados por ele. Jovens podem ficar extremamente interessados por marcas que divulgam o lançamento de um produto por meio de vídeos no YouTube, por exemplo.

5 – Não confirmar a presença dos convidados

Não ter o cuidado de fazer um acompanhamento das confirmações de presença pode implicar em gastos desnecessários e interferir no nível de satisfação do público. A partir de uma estimativa do número de convidados, é possível calcular o buffet e até avaliar a necessidade de transferir o evento para um espaço maior. Afinal, você não vai querer desperdiçar alimentos ou sofrer com superlotação, não é mesmo?

6 – Esquecer-se do público

Muitas vezes, os organizadores mergulham de cabeça nos preparativos de um evento corporativo para que tudo corra perfeitamente e acabam se esquecendo totalmente do público. Garanta que todos sejam tratados com cordialidade, pense em formas de incentivar as interações e aposte em inovações para impressionar. Também não se esqueça de pedir feedbacks para ser capaz de avaliar se conseguiu cumprir seus objetivos.

Para você, quais são os erros mais comuns durante o planejamento de um evento corporativo? Compartilhe a sua opinião nos comentários!