checklist para eventos

Eventos corporativos tendem a exigir muitos recursos humanos e financeiros.

Por isso, precisam ser planejados em todos os detalhes para que sejam capazes de beneficiar as organizações.

Nesse sentido, criar um checklist para eventos corporativos é uma boa ideia. Acompanhe o nosso post de hoje para descobrir o que não pode faltar no seu de jeito algum.

Informações relevantes

Alguns passos antecedem a criação de um checklist para eventos corporativos. Um deles é registrar informações básicas a respeito da sua ação, como o tipo, os objetivos, o público-alvo, as dimensões e os serviços, por exemplo.

A partir daí, é possível calcular o número de pessoas para trabalhar no evento. Para tornar essa missão mais fácil, divida os profissionais por áreas e pense em quantos serão necessários para cada atividade.

Por fim, considere todos os materiais para o evento. Nessa listagem, devem entrar os itens de apoio, os produtos de limpeza, as roupas de trabalho, os objetos decorativos e, é claro, os comes e bebes.

Com esses dados devidamente anotados em um lugar compartilhável – como uma planilha ou aplicativo –, já é possível desenvolver um checklist para eventos corporativos minimamente realista.

Exemplo de checklist para eventos corporativos

Antes

  • Montar uma equipe de apoio;
  • Delegar tarefas;
  • Agendar reuniões periódicas com a equipe;
  • Escolher a data do evento;
  • Definir o orçamento;
  • Pensar em potenciais patrocinadores, se for o caso;
  • Elaborar propostas para os patrocinadores, se for o caso;
  • Enviar as propostas para os patrocinadores, se for o caso;
  • Criar uma lista com os patrocinadores oficiais, se for o caso;
  • Entrar em contato com parceiros em potencial;
  • Eleger um tema para o evento;
  • Fazer convites especiais, se for o caso;
  • Escolher um espaço para o evento;
  • Montar a programação;
  • Contratar transporte e hospedagem para os convidados especiais, se for o caso;
  • Pensar nas formas de inscrição e pagamento, se for o caso;
  • Criar um hotsite para o evento;
  • Desenvolver o material gráfico;
  • Investir em e-mail marketing e gestão de redes sociais;
  • Fazer anúncios pagos nas redes sociais e no Google;
  • Contratar os serviços necessários (buffet, som e iluminação, entre outros);
  • Encomendar brindes;
  • Confirmar a presença dos convidados especiais;
  • Criar um cronograma de atividades para a equipe envolvida;
  • Confirmar com os fornecedores se está tudo certo.

Durante

  • Inspecionar o local do evento;
  • Sinalizar os espaços;
  • Coordenar a chegada dos fornecedores;
  • Checar se todos os aparelhos necessários funcionam perfeitamente;
  • Alinhar a rotina de trabalho com a equipe;
  • Deixar alguém encarregado de tirar dúvidas;
  • Imprimir a lista de convidados, se for o caso;
  • Coordenar a chegada dos convidados especiais, se for o caso;
  • Realizar o credenciamento, se for o caso;
  • Entregar certificados, se for o caso.

Depois

  • Enviar um e-mail de agradecimento;
  • Realizar uma pesquisa de satisfação;
  • Publicar materiais a respeito do evento no hotsite e nas redes sociais;
  • Criar um clipping com tudo o que saiu na imprensa;
  • Revisar pagamentos;
  • Elaborar um relatório;
  • Fazer prestação de contas;
  • Enviar certificados que não foram entregues, se for o caso.

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