Eventos corporativos tendem a exigir muitos recursos humanos e financeiros.
Por isso, precisam ser planejados em todos os detalhes para que sejam capazes de beneficiar as organizações.
Nesse sentido, criar um checklist para eventos corporativos é uma boa ideia. Acompanhe o nosso post de hoje para descobrir o que não pode faltar no seu de jeito algum.
Informações relevantes
Alguns passos antecedem a criação de um checklist para eventos corporativos. Um deles é registrar informações básicas a respeito da sua ação, como o tipo, os objetivos, o público-alvo, as dimensões e os serviços, por exemplo.
A partir daí, é possível calcular o número de pessoas para trabalhar no evento. Para tornar essa missão mais fácil, divida os profissionais por áreas e pense em quantos serão necessários para cada atividade.
Por fim, considere todos os materiais para o evento. Nessa listagem, devem entrar os itens de apoio, os produtos de limpeza, as roupas de trabalho, os objetos decorativos e, é claro, os comes e bebes.
Com esses dados devidamente anotados em um lugar compartilhável – como uma planilha ou aplicativo –, já é possível desenvolver um checklist para eventos corporativos minimamente realista.
Exemplo de checklist para eventos corporativos
Antes
- Montar uma equipe de apoio;
- Delegar tarefas;
- Agendar reuniões periódicas com a equipe;
- Escolher a data do evento;
- Definir o orçamento;
- Pensar em potenciais patrocinadores, se for o caso;
- Elaborar propostas para os patrocinadores, se for o caso;
- Enviar as propostas para os patrocinadores, se for o caso;
- Criar uma lista com os patrocinadores oficiais, se for o caso;
- Entrar em contato com parceiros em potencial;
- Eleger um tema para o evento;
- Fazer convites especiais, se for o caso;
- Escolher um espaço para o evento;
- Montar a programação;
- Contratar transporte e hospedagem para os convidados especiais, se for o caso;
- Pensar nas formas de inscrição e pagamento, se for o caso;
- Criar um hotsite para o evento;
- Desenvolver o material gráfico;
- Investir em e-mail marketing e gestão de redes sociais;
- Fazer anúncios pagos nas redes sociais e no Google;
- Contratar os serviços necessários (buffet, som e iluminação, entre outros);
- Encomendar brindes;
- Confirmar a presença dos convidados especiais;
- Criar um cronograma de atividades para a equipe envolvida;
- Confirmar com os fornecedores se está tudo certo.
Durante
- Inspecionar o local do evento;
- Sinalizar os espaços;
- Coordenar a chegada dos fornecedores;
- Checar se todos os aparelhos necessários funcionam perfeitamente;
- Alinhar a rotina de trabalho com a equipe;
- Deixar alguém encarregado de tirar dúvidas;
- Imprimir a lista de convidados, se for o caso;
- Coordenar a chegada dos convidados especiais, se for o caso;
- Realizar o credenciamento, se for o caso;
- Entregar certificados, se for o caso.
Depois
- Enviar um e-mail de agradecimento;
- Realizar uma pesquisa de satisfação;
- Publicar materiais a respeito do evento no hotsite e nas redes sociais;
- Criar um clipping com tudo o que saiu na imprensa;
- Revisar pagamentos;
- Elaborar um relatório;
- Fazer prestação de contas;
- Enviar certificados que não foram entregues, se for o caso.
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