Saiba como organizar um coffee break ideal para administradores

20 de setembro de 2016

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O coffee break é um momento vital para qualquer evento com muitas horas de duração. Afinal, é nesse período que os participantes descansam a mente e trocam informações uns com os outros, fazendo novos contatos profissionais.

Para os organizadores, o coffee break também é uma grande oportunidade de passar uma boa impressão aos convidados. Pensando nisso, reunimos algumas dicas para você arrancar elogios no seu próximo evento. Acompanhe!

Analise o perfil do público

Saber de onde são os seus convidados é o primeiro passo para um coffee break de sucesso. Se eles vêm de outro estado do Brasil, é interessante mostrar que você se atentou para isso e oferecer algumas iguarias típicas de lá. Já para participantes estrangeiros, vale fazer uma pesquisa mais profunda para descobrir se existem restrições alimentares e incluir pratos bem brasileiros no cardápio, como pão de queijo, sonho e frutas naturais do país, como a manga.

Tenha a quantidade de participantes em mente

Saber a quantidade de convidados que comparecerão ao evento é fundamental para que você possa calcular a quantidade necessária de alimentos e bebidas. Aqui, uma boa dica é trabalhar com uma margem de segurança para que não falte nada. Também é importante levar em consideração o tempo que o coffee break vai durar e o fato de que as pessoas tendem a consumir mais salgados do que doces. Use as seguintes proporções como base:

Salgados: cinco unidades por pessoa
Doces: três unidades por pessoa
Frutas: uma unidade por pessoa
Bebidas: 300 ml por pessoa

Atente-se para o período do dia

O período do dia em que o evento vai acontecer influencia diretamente no cardápio que deve ser oferecido aos convidados. Pela manhã, os alimentos devem ser mais leves e proporcionar energia, com mini sanduíches, frutas e cereais. Durante a tarde, valem opções um pouco mais reforçadas, como bolos. No período da noite, o coffee break deve ganhar ares de coquetel e pode até incluir bebidas alcoólicas, como vinho, espumante e cerveja.

Estipule o tempo

Geralmente, o coffee break dura entre 15 e 30 minutos. É essencial que você dê tempo suficiente para que seus convidados consigam se alimentar com calma e interagir uns com os outros, mas sem desvirtuar do tema principal do evento. Outro ponto importante é o horário da pausa, que não deve ser próximo de outras refeições. Durante a manhã, uma boa opção é às 10h; na parte da tarde, algo em torno das 16h.

Escolha um bom espaço

Salas anexas ao espaço onde se desenrola o evento são as melhores candidatas a sediar um coffee break, uma vez que evitam maiores contratempos na movimentação dos convidados de um lugar para o outro. Na hora de organizar o local, separe os alimentos e as bebidas em mesas distantes uma da outra. Esse pequeno cuidado também vai evitar aglomerações e facilitar o acesso de todos às opções disponíveis.

Monte um cardápio

A partir das informações que você teve até aqui, já é possível elaborar o cardápio ideal para o perfil dos convidados do seu evento. Confira o que não pode faltar: