Sem dúvidas, os eventos corporativos são uma ótima ocasião para reunir colaboradores, parceiros e clientes para comemorar datas importantes, avaliar os rumos de um setor ou falar sobre as novidades de uma empresa.
No entanto, o profissional responsável por organizar desse tipo de iniciativa não costuma ter muito tempo para botar todas as suas ideias em prática.
Se você vai promover eventos corporativos em breve e precisa fazer isso de maneira ágil, provavelmente já é uma pessoa que sabe se organizar. Mas como anda o seu planejamento para essa data tão importante? Confira as nossas dicas para definir tudo o que será necessário, superar cada etapa sem grandes contratempos e não se esquecer de nenhum detalhe importante!
1. Defina um orçamento
Antes de partir para a busca de locais e fornecedores para os eventos corporativos, é importante que você saiba o quanto pode gastar e o que é possível fazer com essa quantia. Para tanto, crie uma planilha e para ajudar a organizar os gastos em potencial – de preferência por ordem de prioridade –, faça uma boa pesquisa para encontrar as melhores ofertas e considere a possibilidade de buscar patrocínios para potencializar o orçamento.
2. Escolha a data, a hora e o local
Orçamento fechado? Então é o momento de definir a data, a hora e o local para o seu evento. Dependendo do público-alvo, dias de semana ou próximos ao fim do mês podem ser más alternativas, por exemplo. No entanto, a escolha mais importante nessa etapa é o local: defina um espaço seguro, com boa infraestrutura, fácil de encontrar, que ofereça o máximo de serviços no pacote e tenha uma boa cartela de fornecedores de confiança à disposição.
3. Faça da tecnologia uma aliada
Quem precisa planejar eventos corporativos a partir do zero de maneira ágil pode contar com a tecnologia para que tudo transcorra da melhor maneira possível. Uma atitude extremamente simples é salvar a planilha com o orçamento no Google Drive e atualizá-la em tempo real de onde você estiver. Alguns aplicativos para smartphones também podem ajudar: o da Elma Chips calcula a quantidade de aperitivos com base no número de convidados, por exemplo. Explore!
4. Busque fornecedores
Ainda faltam fornecedores? Com base no orçamento disponível e nos cálculos que você já fez para chegar a eventuais quantidades, chegou a hora de ajustar os últimos detalhes nesse sentido. Comece sua busca com indicações de pessoas confiáveis que já promoveram eventos corporativos semelhantes. Com uma pequena lista em mãos, compare serviços, preços e prazos. Aqueles que destoarem significativamente da média podem ser cortados de forma imediata.
5. Invista na divulgação
De nada adianta organizar eventos corporativos em tempo recorde se a divulgação falhar, não é mesmo? Avalie de maneira cuidadosa qual é o seu público-alvo e descubra a melhor forma de se comunicar com ele. Convidados mais jovens podem ser chamados pelas redes sociais, por exemplo. Já os mais velhos, receber o convite por e-mail. Em todos os casos, um site recheado de informações e atualizado constantemente pode ser uma boa pedida.
Você já tem experiência com organização de eventos corporativos? Quais são as suas dicas para fazer isso de forma prática? Conte para a gente nos comentários!
